Chacun de nous produit des contenus numériques, tous les jours à tout instant : cela se fait au travers de nos mails, des serveurs de fichiers, un système de GED, des outils collaboratifs, des conversations instantanées. Souvent, nous avons l’impression de naviguer dans un « vrac numérique » : les documents sont dupliqués, dispersés, recréés, et mal gérés. En conséquence, nous accumulons de grandes quantités de données non structurées. Cela peut non seulement être source de perte d’efficacité, de sécurité, de brèche dans la confidentialité des informations mais cela a également un impact écologique important.

L’IDC avait annoncé déjà en 2018, 175 zettaoctets en 2025 pour atteindre la somme vertigineuse de 2 142 zettaoctets en 2035. Exemple un document (50ko, une page) stocké dans un serveur de fichier émet des eq gramme de CO2 en termes de stockage, de transfert et de partage.

Alors que le concept de ‘numérique responsable’ devient de plus en plus urgent, il est crucial que nous nous demandions : comment pouvons-nous limiter notre empreinte écologique tout en maintenant une gestion efficace de nos contenus ? Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur une catégorie spécifique de données : les documents non structurés. Quelles sont les bonnes pratiques pour optimiser leur gestion ? Et surtout, comment construire un système documentaire plus durable en tenant compte de tous les aspects du cycle de vie documentaire.

Quel point de vigilance faut-il avoir en tant que BA pour prendre en considération les aspects écologiques des processus ?

Exemple de construction d’un référentiel documentaire utilisant une GED collaborative (SharePoint et Teams).